Conformément au Règlement Européen du 27 avril 2016 sur la Protection des Données (« RGPD »), la SMA MLOZ Insurance agit en tant que responsable de traitement pour la gestion de vos contrats d’assurance maladie et a nommé un délégué à la protection des données (celui-ci est joignable via l’adresse privacy@mloz.be, le formulaire en ligne : https://www.mloz.be/fr/eform/submit/formulaire-de-contact ou par courrier adressé à MLOZ Insurance - DPO - Route de Lennik 788 A à 1070 Bruxelles).
Quelles sont les données traitées ?

En fonction des services auxquels vous avez souscrit, la SMA MLOZ Insurance peut traiter les données à caractère personnel suivantes : données d’identification et financières, habitudes de consommation et de vie, caractéristiques personnelles, composition de ménage, affiliations (mutualité passée, actuelle et future), assureur précédent, ainsi que les données particulières suivantes : numéro de registre national et données relatives à la santé.

Quelles sont nos sources d'informations ?

Les données qui vous concernent proviennent :

  • essentiellement de vous-même ou de toute personne mandatée par vos soins ;
  • de votre mutualité ou de l’Union Nationale des Mutualités Libres, pour la gestion de votre affiliation ou vos indemnisations ;
  • de votre précédente mutualité ou de votre précédent assureur en cas de mutation ;
  • des prestataires ou dispensateurs de soins que vous avez consultés ;
  • d’autres compagnies d’assurance en cas de concours d’assurance, de coassurance ou de récupération des débours ;
  • de nos sous-traitants, le cas échéant.
Vos données sont-elles traitées de manière sûre ?

Toutes ces données sont traitées par du personnel habilité et soumis contractuellement à une obligation de secret professionnel. Des mesures de sécurité sont par ailleurs mises en place en vue de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données.

A quelles fins vos données sont-elles traitées et sur quelle(s) base(s) ?

Vos données sont collectées et traitées aux différentes fins et bases légitimes listées ci-après.

1. Sur la base de l’exécution du contrat d’assurance auquel vous avez souscrit (en ce compris la phase précontractuelle et la gestion de la fin du contrat), nous traiterons vos données en vue de :

  1. gérer votre affiliation (en ce compris l’établissement d’une proposition d’assurance et l’analyse des conditions de souscription), vos demandes d’intervention et votre mutation vers un autre assureur ;
  2. mettre en œuvre les services prévus par le contrat (notamment les services d’assistance) ;
  3. gérer les plaintes relatives aux services fournis par MLOZ Insurance ou par ses mutualités (en tant qu’agents d’assurance).

2. Sur la base de notre intérêt légitime, nous traiterons vos données en vue de : 

  1. réaliser des audits et contrôles afin d’améliorer la qualité de nos services et proposer de meilleurs services/produits à nos assurés pour promouvoir leur bien-être physique, psychique et social ;
  2. détecter et réprimer les erreurs ou fraudes dans votre chef ou celui du prestataire/dispensateur de soins que vous avez consulté ;
  3. gérer nos frais.

3. Sur la base de votre consentement, nous traiterons vos données :

  1. relatives à la santé dans le cadre de votre affiliation (pour les produits d’assurance qui prévoient un questionnaire médical) et de vos demandes d’intervention. Les données à caractère médical sont recueillies et traitées sous la surveillance et la responsabilité du conseiller médical de MLOZ Insurance ;
  2. dans le cadre de nos enquêtes de satisfaction nous permettant d’évaluer et analyser l’adéquation des produits d’assurance proposés par la SMA MLOZ Insurance avec vos besoins actuels ou futurs ;
  3. pour optimaliser le montant des interventions.

4. Sur la base de nos obligations légales, notamment celles qui s’imposent à MLOZ Insurance en tant qu’assureur vis-à-vis de l’Office de Contrôle des Mutualités

A qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées :

  • à vous-même et/ou vos représentants légaux (en ce compris administrateur provisoire), ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur…) en possession d’un mandat, directement ou par l’intermédiaire d’un professionnel des soins de santé de votre choix, et ce à votre demande ;
  • à vos professionnels des soins de santé, à votre demande ;
  • à votre mutualité pour l’exécution du contrat d’assurance en tant qu’agent (intermédiaire) de la SMA MLOZ Insurance ;
  • à nos sous-traitants, pour la réalisation des missions que nous leur avons confiées ;
  • à l’Office de Contrôle des Mutualités et autres instances légales habilitées dans le cadre de leurs missions légales de contrôle des activités de la SMA MLOZ Insurance ;
  • à notre réviseur d’entreprise et aux auditeurs externes auxquels notre service d’audit interne aurait recours dans le cadre de sa mission ponctuelle, tous tenus par une obligation de confidentialité ;
  • au gestionnaire des plaintes (Complaints Manager) de MLOZ Insurance, à celui de la mutualité concernée par la plainte, et à l’ombudsman des assurances dans le cadre du traitement des plaintes ;
  • à tout tiers dûment autorisé (loi, contrat, autorisation, consentement) ;
  • aux professionnels de la santé/dispensateurs de soins/prestataires de soins que vous avez consultés afin de procéder à des vérifications ;
  • à d’autres compagnies d’assurance en cas de concours, de coassurance ou de récupération de débours en cas de responsabilité d’un tiers dans la survenance du sinistre ;
  • à d’autres mutualités notamment en cas de mutation ou de transfert.
Qui sont nos sous-traitants ?

La SMA MLOZ Insurance fait principalement appel aux sous-traitants suivants : l’asbl MLOZ IT qui est notre fournisseur informatique, l’Union Nationale des Mutualités Libres qui assume certaines fonctions de support pour la SMA MLOZ Insurance, la mutualité libre à laquelle vous êtes affilié et qui intervient en tant qu’agent (intermédiaire) pour la gestion de vos contrats, et la société chargée de la fonction actuarielle pour le compte de la SMA MLOZ Insurance. De manière moins récurrente, la SMA MLOZ Insurance fait appel aux sous-traitants suivants : l’assistance en Belgique pour certains problèmes de santé (notamment garde-malade après hospitalisation, garde d’enfants à domicile, aide et soins à domicile), des sociétés de recouvrement, des avocats ou huissiers de justice en cas de contentieux avec un assuré, des sociétés de gestion de certains courriers et de digitalisation de vos documents. En outre, il est important de préciser que la SMA MLOZ Insurance s’assure auprès de chacun de ses sous-traitants que ceux-ci disposent de mesures techniques et organisationnelles suffisantes pour répondre aux exigences légales en matière de traitement des données.

Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’EEE ?

Vos données ne seront pas transférées vers des pays en dehors de l’EEE sauf si vous en faites expressément la demande.

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées depuis votre premier contact en vue de contracter avec la SMA MLOZ Insurance jusqu’à 10 ans après la fin de votre contrat d’assurance, et ce quelle que soit la raison de la rupture du lien contractuel, sauf en cas d’action en justice auquel cas nous conservons les données et documents nécessaires à la procédure pour toute la durée de celle-ci.

Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit d’accéder aux données que nous traitons et qui vous concernent et de savoir, pour chacune d’elles, la manière dont elles sont traitées et à quelles fins. En outre, pour autant que l’exercice de ces droits n’entre pas en contradiction avec les obligations légales (notamment de conservation) auxquelles est soumise la SMA MLOZ Insurance ou que celui-ci n’empêche pas l’exécution du ou des contrats d’assurance auxquels vous avez souscrit, vous avez également le droit de demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète, de demander la suppression de tout ou partie de celles-ci, de vous opposer à leur traitement, de transférer vos données vers un autre opérateur, de limiter leur traitement et de ne pas être soumis à une décision automatisée, en ce compris le profilage.

Pouvez-vous retirer votre consentement ?

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et sans justification. Dans ce cas, les traitements reposant sur cette base ne pourront plus être effectués, ce qui pourrait avoir un impact sur la bonne exécution de votre contrat.

MLOZ Insurance est néanmoins tenue légalement de gérer des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution de ses propres obligations légales.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l’un ou plusieurs de vos droits, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne qui est à votre disposition sur le site de la SMA MLOZ Insurance (https://www.mloz.be/fr/eform/submit/formulaire-de-contact) ou nous adresser une demande écrite, datée et signée à l’adresse suivante : MLOZ Insurance - DPO - Route de Lennik 788 A à 1070 Bruxelles, en y annexant une copie recto verso de votre carte d’identité.

Votre demande sera traitée dans les 30 jours de son introduction (ou 60 jours si le volume de demandes à traiter dans le même laps de temps est trop important). L’intervention effectuée par la SMA MLOZ Insurance sur la base de cette demande vous sera notifiée par e-mail ou par courrier selon le support que vous aurez choisi. De même, tout refus d’intervention sera motivé.

En outre, la demande d’exercice de l’un ou de plusieurs de vos droits sera communiquée, lorsque cela est nécessaire, aux sous-traitants à qui les données à caractère personnel concernées par la demande ont été communiquées.

En cas de désaccord avec un traitement ou avec un refus de notre part d’accéder à une demande d’exercice de l’un de vos droits, vous avez toujours la possibilité de contacter l’Autorité de protection des données, sise rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles ou via le site www.autoriteprotectiondonnees.be.

 

 

Disclaimer SMA - Version mars 2020

 

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