Responsable du traitement

La société mutualiste d’assurances « MLOZ Insurance » (ci-après dénommée MLOZ Insurance) est une entreprise d'assurances agréée par l'Office de contrôle des mutualités et des Unions nationales de mutualités, par décision du 24 juin 2013 pour offrir des assurances maladie au sens de la branche 2 de l'annexe 1 de l'arrêté royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d'assurances, ainsi que pour couvrir, à titre complémentaire, des risques qui appartiennent à l'assistance telle que visée dans la branche 18 de l'annexe 1 de l'arrêté royal précité, sous le numéro de code OCM 750/01.

« MLOZ Insurance », sise Route de Lennik 788A  à 1070 Bruxelles, n° d’entreprise 0422.189.629 (RPM Bruxelles) agit en tant que responsable de traitement pour  la gestion de vos contrats d’assurances soins de santé.

Conformément au Règlement Européen du 27 avril 2016 sur la Protection des Données (« RGPD »), MLOZ Insurance a nommé Monsieur David Colot en tant que délégué à la protection des données. Celui-ci est joignable par e-mail à l’adresse suivante : privacy@mloz.be, ou via courrier adressé Route de Lennik 788 A  à 1070 Bruxelles. Vous pouvez également prendre contact avec notre Data Protection Officer via le lien suivant : www.mloz.be/xxx

Pourquoi vos données sont-elles traitées ?

MLOZ Insurance traite vos données pour la finalité suivante : Organisation et gestion des assurances maladie au sens des branches 2 et ainsi qu’aux services destinés à couvrir, à titre complémentaire, des risques qui appartiennent à l’assistance telle que visée dans la branche 18 de l'annexe 1 de l'Arrêté Royal du 22 février 1991 portant règlement général relatif au contrôle des entreprises d'assurances.

Pour toute question pour laquelle vous vous adresseriez à nous, il est possible que nous en conservions une trace.

Vos données sont également traitées dans le cadre des activités de support de MLOZ Insurance, à savoir :

  • dans le cadre des audits effectués en vue de l’amélioration de la qualité de nos services, en ce compris la répression de la fraude,
  • en vue de proposer de meilleurs services/produits à nos assurés pour  promouvoir leur bien-être physique, psychique et social, dans le cadre de nos études,
  • en vue de nous conformer à nos obligations légales en tant qu’ assureur vis-à-vis de l’Office de Contrôle des Mutualités notamment.
Quelles sont les bases légales de traitement de vos données ?

Dans le cadre de la gestion de vos contrats d’assurance soins de santé, les données traitées par MLOZ Insurance le sont sur base de l’article 9.2 a) du Règlement européen (sur votre consentement). Nous nous basons également sur les législations spécifiques suivantes :

  • Loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales des mutualités
  • Loi du 4 avril 2014 relative aux assurances
  • Loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d’assurance ou de réassurance
Quelles sont les données traitées ?

En fonction des services auxquels vous avez recours ou des informations que vous nous communiquez, MLOZ Insurance peut traiter les données à caractère personnel suivantes : données d’identification (noms, adresse, téléphone, ….), particularités financières, données physiques (taille, poids, …),données psychiques (personnalité, caractère,…),loisirs et intérêts, habitudes de consommation, éducation et formation, caractéristiques personnelles (âge, sexe, état civil), habitudes de vie, composition de ménage, affiliations (mutualistes), profession et emploi.

En fonction des services auxquels vous avez recours ou des informations que vous nous communiquez, MLOZ Insurance peut avoir connaissance ou traiter également les données particulières suivantes :

  • Numéro de registre national afin de s’assurer que vous êtes bien affiliés en assurance obligatoire auprès d’une des mutualités libres.
  • Données relatives à la santé : santé physique, santé psychique, situations et comportements à risque, données relatives aux soins, données génétiques.
  • Données judiciaires : condamnations et peines, mesures judiciaires, sanctions administratives.
  • Données sensibles : Données raciales ou ethniques, convictions religieuses ou philosophiques, données relatives à la vie sexuelle.
Quelles sont nos sources d’informations ?

Les données qui vous concernent proviennent essentiellement :

  • De vous-même, de votre représentant légal ou de toute personne mandatée par vos soins,
  • De votre mutualité ou l’Union nationale des Mutualités Libres (MLOZ), avec lesquelles vous avez consenti à ce que nous prenions directement contact en vue d’optimaliser vos remboursements sur base des données qu’elles ont reçues dans le cadre de l’assurance obligatoire et complémentaire.
Par qui sont traitées vos données ?

Toutes ces données sont traitées par du personnel habilité et soumis contractuellement à une obligation de secret professionnel. Des mesures de sécurité informatiques sont par ailleurs mises en place en vue de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données.

A qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées :  

  • À vous-même et/ou vos représentants légaux (en ce compris administrateur provisoire), ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur, …) en possession d’un mandat, directement ou par l’intermédiaire d’un professionnel des soins de santé de votre choix, et ce à votre demande
  • À vos professionnels des soins de santé, à votre demande
  • À votre mutualité,
  • À l’Office de Contrôle des Mutualités et autres instances légales habilitées, dans le cadre de leurs missions légales de contrôle
  • À notre Réviseur d’entreprise, à nos auditeurs externes, à l’ombudsman des assurances, tous tenus par une obligation de confidentialité,
  • À nos avocats et à la Justice en cas de contentieux,
  • À Manufast ou B-post pour l’envoi de nos courriers, et à Soludoc pour la digitalisation de votre correspondance
  • Un tiers dûment autorisé (loi, contrat, autorisation, consentement)
  • À Intrum Justicia en cas de recouvrement et à vos créanciers dans le cadre de la procédure d’exécution
  • Aux partenaires en charge de certains services
Qui sont nos sous-traitants ?

MLOZ Insurance fait principalement appel aux sous-traitants suivants :

  • MLOZ IT, sise route de Lennik 788 à 1070 Anderlecht, qui est notre fournisseur informatique,
  • MLOZ, sise route de Lennik 788 A à 1070 Anderlecht qui a une fonction de support

Et une de nos mutualités, à laquelle vous êtes affilié :      

  • OZ (501), sise Boomsesteenweg 5 à 2610 Antwerpen       
  • Omnimut (506), sise rue Natalis 47 B à 4020 Liège            
  • Partenamut (509), sise Boulevard Mettewie 74-76 à 1080 Bruxelles          
  • Freie Krankenkasse (515), sise Hauptstrasse 246 à 4760 Bullingen              
  • Partena OZV (526), sise Sluisweg 2/1 à 9000 Gent             

De manière moins récurrente, MLOZ Insurance fait appel aux sous-traitants suivants :

  • Nos avocats et huissiers de justice,
  • Intrum Justicia qui est notre société de recouvrement,
  • Manufast pour la gestion de certains de nos courriers, et Soludoc pour la digitalisation de vos documents.
Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’EEE ?

Vos données peuvent être transférées à l’étranger si cela est :

  • Nécessaire à l'exécution des mesures préalables à la conclusion du contrat, prises à votre demande,
  • Nécessaire à la sauvegarde de votre intérêt vital,
  • Nécessaire à la conclusion ou l'exécution d'un contrat conclu ou à conclure avec un tiers, dans votre intérêt

Ou si vous y avez consenti indubitablement.

 

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données d’identification sont conservées depuis votre premier contact en vue de contracter avec MLOZ Insurance jusqu’à 5 ans après la fin de votre contrat d’assurance et ce quelle que soit la raison de la rupture du lien contractuel.

Par exception, et conformément à la déontologie médicale, vos données médicales sont toujours conservées 30 ans après votre dernier contact avec MLOZ Insurance/votre mutualité.

Quels sont vos droits ?

Conformément à la législation, vous avez le droit d’obtenir confirmation que vos données sont traitées par MLOZ Insurance et le droit d’y accéder. Pour ce faire, vous pouvez adresser une demande écrite, datée et signée à notre Data Protection Officer (privacy@mloz.be ou via l’adresse postale suivante : Route de Lennik 788 A à 1070 Anderlecht), en y annexant une copie recto/verso de votre carte d’identité.

Vous pouvez également prendre contact avec notre Data Protection Officer via le lien suivant : www.mloz.be/xxx

Pour autant que vos droits n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise MLOZ Insurance, vous avez également le droit

  • de demander la rectification de toutes données inexactes ou incomplètes,
  • de demander la suppression de toutes données,
  • de vous opposer au traitement d’une donnée ,
  • à l’oubli numérique (droit d’effacement)
  • de limitation de traitement de vos données.

Vous avez également le droit de ne pas être soumis à une décision automatisée, en ce compris le profilage.

En cas de désaccord, vous avez toujours la possibilité de contacter l’Autorité de Contrôle, sise rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles ou via le site www.privacycommission.be.

Pouvez-vous retirer votre consentement ?

Dans l’hypothèse où le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et sans justification.

MLOZ Insurance est néanmoins tenu légalement de gérer des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution de ses propres obligations légales.

 

Faites-vous l’objet de décisions automatisées, en ce compris du profilage ? NON